Before you start with Word

Setting it up

The exercise has to be done in English: the English voice commands do not work on French text, and the French commands exist but do less. Set the dictation language to “English (United States)” or another English variety:

1. open Word and go to the Home tab;
2. click the Dictate button (microphone icon);
3. click the gear icon (settings);
4. under “Spoken Language”, select English (United States);
5. turn on Auto punctuation to begin with (you will also try it off);
6. leave Filter sensitive phrases on.

Turning dictation on

The Dictate button on the Home tab is the way in on every platform. On Windows there is also a keyboard shortcut, Alt + ` (tilde key); a Mac has no Alt key and Microsoft’s own steps there give only the button.

A floating toolbar appears, with a microphone (start and stop), a “Listening” indicator while dictation is running, the gear icon for the settings and a help button (?) listing the commands.

The voice commands you need

With Auto punctuation on, Word places full stops and commas itself; with it off, every mark has to be dictated with the commands below. Run the practice exercise both ways: the difference shows how much of the punctuation you would be dictating in real work, and how often the automatic version puts a mark where you did not want one.

Punctuation:

Say	Result
“period” or “full stop”	.
“comma”	,
“question mark”	?
“exclamation mark”	!
“colon”	:
“semicolon”	;
“open quotes” … “close quotes”	”…”
“new line”	new line

Editing:

Say	Action
“delete”	deletes the last word or mark
“delete that”	deletes the last sentence dictated
“delete [word or phrase]”	deletes a specific word or phrase
“select [word/phrase]”	selects text
“backspace [1-100]”	deletes that many characters back
“undo”	undoes the last action

Formatting:

Say	Action
“bold [word/phrase]” or “bold that”	sets in bold
“italicize [word/phrase]”	sets in italics
“underline [word/phrase]”	underlines
“start list”	starts a bulleted list
“start numbered list”	starts a numbered list
“exit list”	ends the list

Avant de commencer avec Word

Configuration

L’exercice doit être effectué en anglais : les commandes vocales anglaises ne fonctionnent pas sur du texte français, et les commandes françaises existent mais sont plus limitées. Configurez la langue de dictée sur « English (United States) » ou une autre variante anglaise :

1. ouvrez Word et allez dans l’onglet Accueil (Home) ;
2. cliquez sur le bouton Dicter (Dictate, icône de microphone) ;
3. cliquez sur l’icône d’engrenage (paramètres) ;
4. sous « Spoken Language », sélectionnez English (United States) ;
5. activez Auto punctuation pour commencer (vous l’essaierez aussi désactivée) ;
6. laissez Filter sensitive phrases activé.

Activer la dictée

Le bouton Dicter de l’onglet Accueil fonctionne sur toutes les plateformes. Sous Windows, il existe aussi un raccourci clavier, Alt + ` (touche tilde) ; un Mac n’a pas de touche Alt, et les étapes de Microsoft n’y donnent que le bouton.

Une barre d’outils flottante apparaît, avec un microphone (démarrer et arrêter), un indicateur « Listening » quand la dictée est active, l’icône d’engrenage des paramètres et un bouton d’aide (?) listant les commandes.

Commandes vocales essentielles (en anglais)

Avec Auto punctuation activée, Word place lui-même les points et les virgules ; sans elle, chaque signe doit être dicté avec les commandes ci-dessous. Faites l’exercice de pratique des deux façons : la différence montre quelle part de la ponctuation vous auriez à dicter dans un vrai travail, et à quelle fréquence la version automatique place un signe dont vous ne vouliez pas.

Ponctuation :

Dire	Résultat
“period” ou “full stop”	.
“comma”	,
“question mark”	?
“exclamation mark”	!
“colon”	:
“semicolon”	;
“open quotes” … “close quotes”	”…”
“new line”	nouvelle ligne

Édition :

Dire	Action
“delete”	supprime le dernier mot ou signe
“delete that”	supprime la dernière phrase dictée
“delete [word or phrase]”	supprime un mot ou une expression
“select [word/phrase]”	sélectionne du texte
“backspace [1-100]”	supprime ce nombre de caractères vers l’arrière
“undo”	annule la dernière action

Mise en forme :

Dire	Action
“bold [word/phrase]” ou “bold that”	met en gras
“italicize [word/phrase]”	met en italique
“underline [word/phrase]”	souligne
“start list”	démarre une liste à puces
“start numbered list”	démarre une liste numérotée
“exit list”	termine la liste